Oleh penulis tamu: David Kidman
Kata Pengantar oleh Julie Ross, direktur pengembangan bisnis internasional di Sedgwick:
Selamat datang di edisi terbaru Spotlight. Spotlight adalah cara kami berbagi wawasan dan perspektif dari mitra strategis kami - pengacara, perusahaan asuransi, manajer risiko, dan pakar komunikasi krisis di berbagai industri - tentang isu-isu yang berpotensi memengaruhi pandangan perusahaan terhadap insiden di pasar dan manajemen krisis. Dalam edisi kali ini, kami bergabung dengan David Kidman, Partner di Simmons & Simmons yang berbagi pemikirannya tentang klaim rantai pasokan dalam penarikan produk, dan memberikan kiat-kiat bagi perusahaan untuk memaksimalkan pemulihan kerugian mereka.
Setelah penarikan produk diumumkan, kapan perusahaan harus berpikir untuk memulihkan kerusakan di sepanjang rantai pasokan?
Ketika sebuah produk ditarik kembali, prioritas utama produsen adalah bagaimana melindungi konsumen dan melakukan penarikan secara aman dan efektif. Namun, secara paralel mereka juga harus mempertimbangkan cara mengurangi kerusakan pada reputasi mereka dan menentukan apakah pihak-pihak dalam rantai pasokan mungkin telah berkontribusi terhadap situasi di sekitar penarikan. Semakin dini sebuah perusahaan memikirkan pemulihan, semakin besar peluangnya untuk meminimalkan eksposur keuangan dan memastikan bahwa pihak-pihak yang bertanggung jawab atas penarikan produk dimintai pertanggungjawaban. Sering kali, langkah awal dapat dilakukan pada hari pertama.
Apa langkah pertama yang harus diambil perusahaan dalam menentukan tanggung jawab?
Hal yang paling penting sebenarnya terjadi sebelum penarikan. Perusahaan harus memiliki Rencana Manajemen Keselamatan Produk (PSMP) dan Rencana Insiden Keselamatan Produk (PSIP) sebelum krisis terjadi. British Standards Institution menerbitkan panduan tentang cara menyusun PSMP dan PSIP, yang tersedia di sini. Rencana-rencana ini akan membantu perusahaan untuk terlibat dengan mitra rantai pasokan mereka dengan cepat ketika hal terburuk terjadi dan membantu mereka memahami tanggung jawab masing-masing pihak. Idealnya, rencana-rencana ini harus diuji setidaknya setahun sekali.
Seberapa pentingkah masalah hukum ketika menilai tanggung jawab?
Sangat penting. Perusahaan perlu mencari, melindungi, dan membuat katalog produk yang terkena dampak dengan hati-hati. Mereka harus sepenuhnya memahami persyaratan kontrak yang relevan dengan pihak lain dalam rantai pasokan seperti pelanggan komersial dan pemasok komersial. Apakah kontrak mengharuskan pemasok untuk mematuhi spesifikasi produk yang ketat atau persyaratan yang tegas mengenai kualitas atau keamanan produk? Atau apakah tersirat bahwa produk akan memiliki kualitas yang memuaskan tetapi tidak dinyatakan secara tegas? Persyaratan kontrak yang efektif yang berusaha membatasi tanggung jawab perusahaan sendiri, menjamin ganti rugi atas kerugian dari pihak lain, dan memaksa pengungkapan informasi penting dari pihak lain sangat membantu dalam klaim rantai pasokan dan memberikan tingkat kepastian pada hasil hukum yang mungkin terjadi.
Haruskah Anda selalu mengasumsikan yang terburuk dari mitra rantai pasokan Anda?
Tentu saja tidak, terutama jika ini adalah perusahaan yang sudah lama menjalin hubungan dengan Anda. Jika memungkinkan, libatkan pihak lain dalam rantai pasokan dalam setiap keputusan untuk mengambil tindakan korektif, atau setidaknya beri mereka kesempatan untuk mengajukan keberatan. Melibatkan mereka sejak awal akan mempersulit pemasok untuk berargumen bahwa tindakan korektif tidak dibenarkan. Perhatikan apa yang dikatakan pemasok tentang keamanan produk dan potensi penyebab kegagalan. Untuk menjaga kolaborasi yang baik, berikan kesempatan kepada mitra rantai pasokan untuk melihat draf pemberitahuan penarikan agar mereka mengetahui apa yang akan disampaikan kepada konsumen dan publik. Namun, ingatlah bahwa kewajiban Anda yang berdiri sendiri di bawah peraturan yang relevan berarti Anda harus menilai risiko secara mandiri dan mengambil tindakan. Pengambilan keputusan harus berdasarkan informasi, tetapi tidak didikte oleh pandangan pihak lain dalam rantai pasokan.
Selain itu, Anda harus mengambil pendekatan pragmatis untuk pemulihan kerugian. Apakah terdapat hubungan komersial yang positif di antara kedua belah pihak yang memungkinkan dilakukannya negosiasi untuk mempertahankan perdagangan di masa depan? Apakah pemasok berbasis di yurisdiksi yang jauh? Jika ya, penting untuk memiliki jaringan ahli lokal di wilayah tersebut yang dapat dengan cepat dan hemat biaya menentukan apakah target memiliki aset yang signifikan, dan apakah target mungkin mencoba melikuidasi atau memindahkan aset tersebut agar tidak dapat diakses.
Tindakan apa yang Anda harapkan dari perusahaan lain yang terlibat?
Pihak lain dalam rantai pasokan jarang mengakui tanggung jawab secara tegas. Bersiaplah untuk menjelaskan dasar hukum klaim Anda dan tingkat kerugian Anda secara formal. Mungkin akan bermanfaat jika Anda melibatkan saksi ahli independen di awal proses untuk membantu menentukan akar penyebab mengapa produk tertentu gagal. Ahli tersebut dapat memberikan pendapat ahli yang berwibawa yang dapat membantu meyakinkan pihak lain dalam rantai pasokan mengenai posisi Anda.
Berapa ambang batas yang mengharuskan penarikan kembali?
Sudah menjadi hal yang umum bahwa pemasok akan menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan pra-peluncuran suatu produk sebagai bukti bahwa produk tersebut tidak cacat, sementara dengan sengaja mengabaikan beberapa kegagalan dalam penggunaan aktual. Penting untuk diketahui bahwa ambang batas yang mewajibkan perusahaan melakukan penarikan bisa jadi lebih rendah daripada ambang batas yang diperlukan untuk menetapkan bahwa suatu produk cacat. Faktanya, hukum kasus di Inggris memberikan indikasi kuat bahwa fakta penarikan tidak dengan sendirinya menentukan adanya cacat. Cacat yang sebenarnya masih harus dibuktikan, berdasarkan keseimbangan probabilitas.
Catatan apa saja yang harus diperhatikan oleh perusahaan untuk disimpan selama penarikan?
Penting untuk menyimpan sampel representatif dari produk yang ditarik untuk potensi pengujian di masa depan, khususnya jika pihak lain dalam rantai pasokan tidak mau mengakui bahwa produk tersebut cacat atau bahwa tindakan korektif dibenarkan. Selain itu, pisahkan dan simpan semua produk yang telah dikembalikan kepada Anda di mana klaim perdata dapat diajukan oleh konsumen. Ini termasuk insiden di mana konsumen mengeluhkan cedera atau kerusakan properti. Apa yang dimaksud dengan sampel yang "representatif" tergantung pada jumlah produk yang dikembalikan, apakah ada potensi perbedaan di antara bets, ukuran produk, biaya penyimpanan, dan keseriusan kerusakan yang dituduhkan.
Selain itu, Anda harus mencatat dan menyimpan bukti-bukti kerugian Anda, saat kejadian berlangsung. Ini mungkin merupakan tugas tambahan yang tidak diinginkan selama krisis, tetapi akan jauh lebih sedikit memakan waktu dan jauh lebih akurat untuk melacak kerugian Anda secara real-time, dibandingkan dengan beberapa minggu atau beberapa bulan kemudian. Beberapa kerugian, seperti biaya penyimpanan atau ongkos kirim dan pengemasan untuk menulis surat kepada pelanggan yang terkena dampak, mudah diukur. Namun kerugian lainnya, seperti waktu manajemen yang dicurahkan untuk menangani insiden atau hilangnya penjualan di masa depan karena kerusakan reputasi, jauh lebih sulit ditentukan. Bukti akuntansi forensik mungkin diperlukan untuk menentukan kerugian. Hal ini memerlukan pertimbangan apakah akan mengeluarkan biaya untuk bukti ahli tersebut.
Apa yang harus dipertimbangkan dalam hal kompensasi konsumen?
Perusahaan harus menerapkan rencana yang jelas dan konsisten untuk memberikan kompensasi kepada konsumen yang terkena dampak. Dalam banyak kasus, niat baik berupa pengembalian uang, voucher hadiah, penggantian dan/atau kompensasi dikritik oleh pemasok sebagai hal yang tidak perlu dan tidak dapat dipulihkan. Namun, tindakan tersebut biasanya efektif dalam mengurangi kerugian, baik dalam hal mengurangi jumlah masalah yang meningkat menjadi klaim formal dan dengan mengurangi kerusakan reputasi. Namun, bersikap terlalu murah hati dan/atau tidak konsisten dengan niat baik dapat menyebabkan kerugian yang tidak dapat dipulihkan.
Bagaimana perusahaan harus merencanakan kerugian konsekuensial?
Kerugian "konsekuensial", yang didefinisikan sebagai kerugian yang relatif tidak biasa dan tidak selalu dapat diprediksi atau dalam pengetahuan pemasok, seringkali lebih sulit untuk dipulihkan. Kadang-kadang kerugian ini tunduk pada pengecualian yang tegas dalam ketentuan kontrak. Misalnya, produk yang ditarik mungkin merupakan produk utama dalam peluncuran merek baru. Namun, penarikan tersebut mungkin telah merusak kepercayaan konsumen yang tidak dapat diperbaiki sehingga seluruh merek harus dihentikan. Kerugian yang diantisipasi dari penjualan di masa depan tidak hanya dari produk yang ditarik, tetapi juga produk lain saat ini dan di masa depan dapat dikatakan sebagai kerugian konsekuensial, dan lebih sulit untuk dipulihkan. Memahami jenis kerugian mana yang ingin dipulihkan secara serius, serta nilai dan manfaat dari pemulihan masing-masing kerugian tersebut akan membantu menentukan ekspektasi pemulihan dan mempermudah penyelesaiannya.
Peran apa yang dimainkan oleh asuransi?
Hal ini sangat bergantung pada cakupan pertanggungan Anda. Perusahaan harus secara teratur meninjau program asuransi mereka. Apakah Anda memiliki asuransi penarikan produk? Jenis kerugian apa saja yang ditanggung? Bantuan apa yang akan diberikan oleh perusahaan asuransi Anda dalam hal manajemen krisis dan nasihat hukum yang terkait dengan pelaksanaan penarikan secara efektif, mengumpulkan bukti kerugian, mengurangi kerugian, dan mengejar pihak-pihak lain dalam rantai pasokan? Semakin besar pembayaran yang diberikan oleh perusahaan asuransi kepada Anda, semakin tertarik perusahaan asuransi untuk mengejar pemulihan kerugiannya sendiri terhadap pihak lain dalam rantai pasokan.
Jalan menuju pemulihan jarang sekali langsung dan mengumpulkan bukti yang diperlukan serta mengajukan klaim dapat memakan waktu. Namun, memikirkan pemulihan secara menyeluruh selama proses penarikan dapat sangat membantu mengurangi paparan Anda sendiri dan menguji kerja sama pihak lain dalam rantai pasokan Anda selama masa-masa sulit.
Unduh salinan fitur sorotan ini di sini.
Tentang penulis tamu kami
Bapak Kidman adalah Partner di kantor Simmons & Simmons di London, di mana beliau mengkhususkan diri dalam menyelesaikan sengketa pertanggungjawaban produk dan memberikan nasihat tentang penarikan produk. Beliau berpengalaman dalam menangani klaim pemulihan baik di dalam maupun luar negeri serta investigasi peraturan, masalah kepatuhan, klaim polis asuransi, litigasi kelompok, dan sengketa yurisdiksi.
Beliau termasuk dalam daftar Chambers & Partners dan Legal 500 untuk bidang Tanggung Jawab Produk: Pekerjaan Tergugat. Ia memiliki keahlian khusus dalam memberikan nasihat hukum kepada para produsen, distributor, peritel dan perusahaan asuransi mereka di bidang ilmu pengetahuan hayati, teknologi, makanan dan minuman serta sektor ritel, tetapi juga memberikan nasihat hukum untuk mobil, mainan, barang-barang listrik dan kategori produk lainnya. Ia berpengalaman dalam mempertahankan klaim dengan kuat dan menavigasi bukti ahli yang rumit, sambil menjunjung tinggi reputasi kliennya dan menemukan hasil yang masuk akal secara komersial.
Tags: Perlindungan merek, perlindungan merek dan penarikan kembali, Kewajiban, Kewajiban produk, Penarikan kembali produk, penarikan kembali, praktik terbaik penarikan kembali, tren penarikan kembali, Rantai pasokan